Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!
Pentru o societate care lucreaza cu stocuri materii prime, materiale consumabile, materiale auxiliare, produse finite, etc), activitatile intreprinse de catre gestionar precum si corectitudinea acestora sunt esentiale pentru bunul parcurs al acesteia.
De aceea, vom evidentia in cele ce urmeaza care sunt principalele activitati pe care un gestionar le are de regula de realizat precum si care sunt documentele si rapoartele care trebuie intocmite.
Legea care reglementeaza activitatea gestionarilor, constituirea de garantii si raspunderea in legatura cu gestionarea bunurilor agentilor economici autoritatilor sau institutiilor publice este Legea nr. 22/1969, cu modificarile si completarile ulterioare.
Gestionarul este practic un angajat al unei entitati care are ca atributii principale de serviciu primirea, pastrarea si eliberarea de bunuri aflate in administrarea, folosinta sau detinerea, chiar temporara, a acesteia.
Principalele activitati pe care un gestionar trebuie sa le realizeze in cadrul societatii a carui angajat este sunt urmatoarele:
- va asigura gestiunea fizica a stocurilor – adica va opera in sistemul de gestiune al societatii toate miscarile de stocuri care au loc intr-o anumita perioada (intrarile sau iesirile) si va pastra documentele justificative care dovedesc aceste miscari;
- efectueaza atunci cand este nevoie inventarul stocurilor – cel putin odata pe an este obligatoriu conform legislatiei in vigoare;
- va participa la operatiunile de incarcare sau descarcare a marfii in si din depozit;
- va oferi conducerii entitatii, ori de cate ori este nevoie, informatii cu privire la : situatia la zi a stocurilor (registrul stocurilor); stocurile care necesita aprovizionare; perisabilitati (daca se lucreaza cu produse perisabile); anumite erori sau disconcordante pe care la semnaleaza; anumite diferente intre marfa fizica din depozit si cea scriptica aparute la receptia marfii in depozit;
- introduce marfa in stoc in baza documentelor justificative de intrare – aceste intrari se opereaza in sistemul de gestiune cu care societatea lucreaza, astfel incat ceea ce exista in depozit sa coincida cu ceea ce este introdus in sistem;
- inregistreaza, prelucreaza si pastreaza toate informatiile referitoare la situatia stocurilor;
- verifica toate documentele justificative primite de la furnizori;
- intocmeste rapoarte cu privire la rezultatele activitatii de gestiune;
- pastreaza evidenta documentelor de transfer emise;
- emite avize de expeditie pentru marfurile care ies din societate;
- expediaza/preda marfa catre clienti – in aceasta activitate se includ si operatiunile ce tin de ambalarea si securizarea produselor vandute;
- transmite clientului documentele financiar-contabile care trebuie sa insoteasca marfa.
Daca utilizezi Smart Bill, activitatea de gestiune este simplificata in sensul ca :
- poti aloca inca de la inceput un gestionar responsabil pentru fiecare gestiune;
- evidenta stocurilor si operarea se face distinct pe fiecare gestiune in parte astfel ca devine usor sa verifici pentru fiecare dintre acestea stocul si miscarile.
Iata mai jos lista completa de rapoarte pe care o poti genera:
Principalele documentele pe care un gestionar trebuie sa le intocmeasca si sa le prezinte departamentului de contabilitate / firmei care tine contabilitatea precum si organelor fiscale, in cazul unui control, sunt urmatoarele:
- NIR-urile
Nota de intrare receptie este un document care serveste la receptia bunurilor aprovizionate in gestiune si este documentul justificativ de inregistrare in contabilitate a marfurilor si a materialelor diverse.
In Smart Bill poti introduce NIR-urile din sectiunea dedicata:
- Fisa de magazie
Fisa de magazie este un document esential in gestiunea stocurilor si serveste ca document de evidenta la locul de depozitare a intrarilor, iesirilor si stocurilor bunurilor, cu una sau cu doua unitati de masura, dupa caz; document de contabilitate analitica in cadrul metodei operativ-contabile (pe solduri).
Fisele de magazie se tin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau in ordine alfabetica.
In Smart Bill fisa de magazie se poate genera din raportul Miscari stocuri.
- Dispozitie de livrare
Este un document care serveste pentru eliberarea din magazie a produselor, marfurilor sau a altor valori materiale destinate vanzarii, a bunurilor cedate cu titlu gratuit sau date pentru stimularea vanzarii, dupa caz; este document justificativ de scadere din gestiunea magaziei predatoare; este document de baza pentru intocmirea avizului de insotire a marfii sau a facturii; este document justificativ de inregistrare in contabilitate.
- Aviz de insotire a marfii
Este un formular care serveste ca document de insotire a marfii pe timpul transportului, dupa caz; document ce sta la baza intocmirii facturii, dupa caz; dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiasi unitati; document de primire in gestiune, dupa caz; document de descarcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit.
- Bon de consum
Bonul de consum este un document care serveste ca: document de eliberare din magazie a materialelor; document justificativ de scadere din gestiune; document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Se intocmeste pe masura lansarii, respectiv eliberarii materialelor din magazie pentru consum, de catre compartimentul care efectueaza lansarea, pe baza programului de productie si a consumurilor normate, sau de catre alte compartimente ale unitatii, care solicita materiale pentru a fi consummate.
Gestionarul justifica iesirile din gestiune pe baza acestui document, de aceea este importanta intocmirea lui la timp.
Iata formatul acestui document in Smart Bill:
- Raport de gestiune
In raportul de gestiune se inscriu atat cumpararile si vanzarile de marfuri la pretul de vanzare cu amanuntul, cat si alte intrari sau iesiri de marfuri si ambalaje, care au ca efect modificarea in plus sau in minus a soldului de marfuri sau ambalaje, cum ar fi: modificarile de pret, transferul intre gestiuni, distrugerea marfurilor degradate.
Documentele pe baza carora se intocmeste raportul de gestiune sunt: NIR-urile, monetar, inventar de schimbare de pret, proces verbal de scadere din gestiune, etc.
- Situatia stocurilor
Este un raport general care cuprinde informatii cu privire la cantitatile stocurilor aflate in gestiune, pentru fiecare produs in parte (sold initial, intrari, iesiri, sold final).
Din punct de vedere contabil este util pentru a stabili:
-deductibilitatea ajustarilor pentru depreciere;
-stabili si imputa lipsurile;
-compensa plusurile si minusurile la inventar.
Daca utilizezi Smart Bill in calitate de gestionar te poti bucura de o aplicatie usor de utilizat si de rapoarte rapide si usor de generat. Daca esti antreprenor, poti sa te bucuri de un control mai bun asupra gestiunii si activitatii gestionarului.
